外事管理跟不上國際交流節(jié)奏？中國科大這場研討班直面痛點

外事恢復(fù)遇新題

今年，學(xué)校的國際交流全面得以恢復(fù)，境外專家前來訪問的數(shù)量顯著增添。六月份給出的數(shù)據(jù)表明，各學(xué)院所接待的來訪團組已然恢復(fù)至疫情之前七成的水準(zhǔn)。面對迅速回暖的國際交往情形，眾多院系的外事主管發(fā)覺，以往的管理流程以及辦事節(jié)奏得重新予以調(diào)整從而適應(yīng)。此次舉辦研討班選在了學(xué)期末，正是為了趕在暑期交流高峰來臨之前給管理人員補充能量。

在開班這事上，國際合作與交流部的王晨副部長給出了一組數(shù)據(jù)，那就是今年上半年學(xué)校推動了那二十多個批次的專家學(xué)者實現(xiàn)雙向互訪。他還提醒各院系的外事主管，當(dāng)下并非簡單回到以往的工作模式，而是要梳理出那些新的能夠造成阻礙的難點和要點。有的學(xué)院反映，外專前來訪問時的審批環(huán)節(jié)相較于過去變得更加細(xì)致了，要求院里得提前兩周去報送相關(guān)材料。

禮儀培訓(xùn)講實戰(zhàn)

有一種授課方式很特別，它來自北京冬奧會志愿者培訓(xùn)專家黃彩子。她并非講大道理，而是現(xiàn)場安排兩位老師模擬見面場景，之后糾正他們的站位以及握手角度。對于禮賓位次，她直接借助會議室里的桌椅進行演示，告知大家主賓應(yīng)當(dāng)坐在何處，翻譯又該坐在什么位置。這種現(xiàn)場教學(xué)使得在場四十多位老師印象極為深刻。

當(dāng)進入涉外著裝環(huán)節(jié)時，黃彩子拿出了不同場合的著裝圖片來展示，讓現(xiàn)場參會的人員去判斷哪些著裝是合適的以及哪些并不合適。她特意著重提到，在與外賓交換名片這一行為時，必須要用雙手遞接，并且目光要注視著對方一小會兒。有一位來自工程科學(xué)學(xué)院的老師，在課后的時候講，之前一直覺得這些細(xì)微的小節(jié)沒有什么所謂，而直到現(xiàn)在才明白，哪怕是一個很小的動作，都極有可能對外專對于學(xué)校所形成的印象產(chǎn)生影響。

審批流程再細(xì)化

國際合作與交流部的張夏菲老師，將因公臨時出國審批流程，拆解成了六個步驟。她著重強調(diào)，當(dāng)下的審批材料，比三年前多出了兩項內(nèi)容：其一，出訪必要性說明需具體至每個城市；其二，必須具備外方邀請函的掃描件。她在現(xiàn)場展示了一份填錯的申請表，讓大家查找問題，這般找茬式的講解，使參會者記得更為牢固。

就審批的具體時限而言，張老師給出了清晰明確的時間表，其中院系進行審核的時間規(guī)定明確為不能超出兩個工作日，學(xué)校的審核在三個工作日之內(nèi)要完成。要是碰到緊急出訪的情況，能夠走綠色通道不過需要附上相應(yīng)的情況說明。當(dāng)時有外事主管當(dāng)場提出問題，詢問去港澳地區(qū)是否也是如此，所得到的答復(fù)是當(dāng)前政策維持一致，一律都要提前一個月進行申報。

項目資源送上門

因陳晨瑋老師所介紹的中科院國際交流計劃，從而引發(fā)了不少人的興趣，她帶來了一份詳細(xì)的申報指南，其上標(biāo)注著每個項目的資助額度和截止日期，像青年訪問計劃能夠為三個月以內(nèi)的訪學(xué)提供資助，每人每天擁有八百元的生活補貼，這些具體數(shù)字致使各院系主管趕忙掏出手機進行拍照記錄。

于互動環(huán)節(jié)當(dāng)中，有老師就外專短期前來訪問的經(jīng)費支持標(biāo)準(zhǔn)進行詢問。陳老師在當(dāng)場之時翻開文件，將最新的規(guī)定讀取出來：國際旅費依據(jù)地區(qū)有所不同，在亞洲地區(qū)其最高為一萬元，于歐美地區(qū)其最高為一萬八千元。她還對大家做出提醒，今年的項目申報截止時間是九月底，提議各院系預(yù)先篩選適宜的人選，切莫等到最后幾天才匆促準(zhǔn)備。

交流碰撞解難題

原來計劃的自由討論時段為半小時后，卻被延長至一小時。各個院系所提出來的問題均十分具體，像外專報銷所需的原始憑證是什么，線上審批與紙質(zhì)材料怎樣實現(xiàn)同步，外籍學(xué)者隨行家屬的費用該怎樣處理。國際合作與交流部的工作人員逐個進行記錄，能夠當(dāng)場予以答復(fù)的即刻給出解答，需要進行研究的承諾在兩周之內(nèi)給予反饋。

地空學(xué)院的負(fù)責(zé)外事事務(wù)的主管，將他們所采用的做法予以了分享，其做法為，構(gòu)建一個針對外國專家來訪的信息庫，把每一次外國專家來訪時的審批材料，以及接待流程，都詳細(xì)記錄下來。該做法獲得了眾多同行的認(rèn)同，有好幾個學(xué)院在當(dāng)場就表明要進行借鑒。在現(xiàn)場還搭建了一個工作群，其目的在于方便后續(xù)能夠隨時就政策變化以及操作細(xì)節(jié)展開溝通。

隊伍能力再升級

此次研討班乃是學(xué)校所舉辦的第四期，先前幾期已然培訓(xùn)了將近百名外事管理人員。依照計劃，如此這般的培訓(xùn)往后每一個學(xué)期都會舉行，其內(nèi)容會依據(jù)國際形勢以及政策變化及時予以調(diào)整。國際合作與交流部宣稱，接下來要將培訓(xùn)課件整理成手冊，發(fā)放至每個院系以便隨時能夠查閱。

為學(xué)校的雙一流建設(shè)所不可或缺的是高水平的國際合作，當(dāng)下各學(xué)院的外事主管大多身為兼職，既要投身于科研工作又得兼顧外事管理，著實并非易事，經(jīng)由系統(tǒng)培訓(xùn)以助其把握政策、熟知流程，這才能夠使老師們將更多精力投放于學(xué)術(shù)交流自身，而非被繁雜的手續(xù)所羈絆。

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